Étape par étape
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Créer un client
Allez dans Relations > Clients et créez un nouveau client. Dans le champ de recherche en haut, tapez un nom d’entreprise, un numéro KvK à 8 chiffres ou un code postal avec numéro, et choisissez l’entreprise. Servaro renseigne le nom, le numéro d’immatriculation et l’adresse de facturation. Vérifiez-les et complétez le reste.
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Choisir le type et le segment
Indiquez si le client est une entreprise ou un particulier, et choisissez un segment : entreprise, particulier, copropriété, école, établissement de santé ou gestionnaire immobilier. Vous pouvez filtrer clients et interventions par segment.
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Lier des contacts
Dans l’onglet Contacts du client, vous liez des contacts existants ou en créez un nouveau, avec un rôle. Un contact est le contact principal. Les devis, bons d’intervention et factures partent dans la langue du contact qui les reçoit.
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Ajouter un site
Dans l’onglet Sites, vous créez un site. Le formulaire reprend l’adresse, le téléphone et l’e-mail du client ; modifiez ce qui diffère. Une adresse néerlandaise est vérifiée dans le registre BAG. Renseignez aussi les consignes d’accès, les horaires d’ouverture et les consignes de sécurité : le technicien les voit dans l’application.
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Découper le site
Sur la page du site, vous enregistrez bâtiments, étages et locaux sous Locaux, et boucles, groupes ou compartiments coupe-feu avec un code sous Zones. Sous Contacts, vous choisissez qui est sur place et qui a la clé.
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Enregistrer les parties
Dans l’onglet Parties, vous indiquez qui possède, utilise, gère et paie le site, avec une période. Une nouvelle intervention sur le site va au payeur en vigueur ce jour-là.
Bon à savoir
- Servaro vous avertit lorsqu’un client avec le même numéro d’immatriculation, numéro de TVA, adresse e-mail ou adresse existe déjà. Après vérification, vous pouvez continuer.
- Archivez un client que vous n’utilisez plus. Le client et ses données sont conservés.
- Si les données de l’entreprise ne peuvent pas être récupérées pour le moment, saisissez le client à la main.
- Vous pouvez aussi importer clients, contacts et sites depuis Excel ou CSV, sous Administration > Import.