Klanten, contactpersonen en locaties

In stappen

1. Maak een klant aan

   Ga naar Relaties > Klanten en maak een nieuwe klant. Typ in het zoekveld bovenaan een bedrijfsnaam, een KvK-nummer van 8 cijfers of een postcode met huisnummer en kies het bedrijf. Servaro vult de naam, het KvK-nummer en het factuuradres in. Controleer ze en vul de rest aan.

2. Kies de soort en het segment

   Geef aan of de klant een bedrijf of een particulier is, en kies een segment: Bedrijf, Particulier, VvE, School, Zorginstelling of Vastgoedbeheerder. In de klantenlijst en de werkorderlijst filter je op segment.

3. Koppel contactpersonen

   Op het tabblad Contactpersonen van de klant koppel je bestaande contactpersonen of maak je een nieuwe aan, met een rol. Eén contactpersoon is de primaire. Offertes, werkbonnen en facturen gaan in de taal van de contactpersoon die ze krijgt.

4. Voeg een locatie toe

   Op het tabblad Locaties maak je een locatie. Het formulier neemt het adres, het telefoonnummer en het e-mailadres van de klant over; pas aan wat anders is. Een Nederlands adres wordt gecontroleerd in de BAG. Vul ook de toegangsinstructies, openingstijden en veiligheidsnotities in: de monteur ziet ze in de app.

5. Deel de locatie in

   Op de pagina van de locatie leg je onder Ruimtes gebouwen, verdiepingen en ruimtes vast, en onder Zones lussen, groepen of brandcompartimenten met een code. Bij Contactpersonen kies je wie er ter plaatse is en wie de sleutel heeft.

6. Leg de partijen vast

   Op het tabblad Partijen zet je wie eigenaar, gebruiker, beheerder en betaler van de locatie is, met een periode. Een nieuwe werkorder op de locatie gaat standaard naar de betaler die op die dag geldt.

Goed om te weten

• Servaro waarschuwt als er al een klant is met hetzelfde KvK-nummer, btw-nummer, e-mailadres of adres. Na controle kun je bewust doorgaan.
• Een klant die je niet meer gebruikt, archiveer je. De klant en zijn gegevens blijven bewaard.
• Zijn de bedrijfsgegevens even niet op te halen, vul de klant dan met de hand in.
• Klanten, contactpersonen en locaties lees je ook in uit Excel of CSV, onder Beheer > Importeren.

Alle handleidingen