Schritt für Schritt
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Einen Kunden anlegen
Gehen Sie zu Kontakte > Kunden und legen Sie einen neuen Kunden an. Geben Sie oben im Suchfeld einen Firmennamen, eine 8-stellige Handelsregisternummer oder eine Postleitzahl mit Hausnummer ein und wählen Sie die Firma. Servaro trägt Name, Registernummer und Rechnungsadresse ein. Prüfen Sie diese und ergänzen Sie den Rest.
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Art und Segment wählen
Geben Sie an, ob der Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson ist, und wählen Sie ein Segment: Gewerbe, Privat, Eigentümergemeinschaft, Schule, Pflegeeinrichtung oder Hausverwaltung. Kunden und Aufträge lassen sich nach Segment filtern.
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Ansprechpartner verknüpfen
Auf dem Reiter Ansprechpartner des Kunden verknüpfen Sie bestehende Ansprechpartner oder legen einen neuen an, mit Rolle. Ein Ansprechpartner ist der Hauptkontakt. Angebote, Serviceberichte und Rechnungen gehen in der Sprache des Ansprechpartners hinaus, der sie erhält.
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Einen Standort hinzufügen
Auf dem Reiter Standorte legen Sie einen Standort an. Das Formular übernimmt Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Kunden; ändern Sie, was abweicht. Eine niederländische Adresse wird mit dem BAG-Register abgeglichen. Tragen Sie auch Zugangshinweise, Öffnungszeiten und Sicherheitshinweise ein: Der Monteur sieht sie in der App.
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Den Standort unterteilen
Auf der Seite des Standorts erfassen Sie unter Räume Gebäude, Etagen und Räume und unter Zonen Ringe, Gruppen oder Brandabschnitte mit Code. Unter Ansprechpartner wählen Sie, wer vor Ort ist und wer den Schlüssel hat.
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Die Parteien festhalten
Auf dem Reiter Parteien halten Sie fest, wer den Standort besitzt, nutzt, verwaltet und bezahlt, mit Zeitraum. Ein neuer Auftrag am Standort geht an den Zahler, der an diesem Tag gilt.
Gut zu wissen
- Servaro warnt Sie, wenn bereits ein Kunde mit derselben Registernummer, USt-IdNr., E-Mail-Adresse oder Adresse existiert. Nach der Prüfung können Sie fortfahren.
- Archivieren Sie einen Kunden, den Sie nicht mehr nutzen. Der Kunde und seine Daten bleiben erhalten.
- Lassen sich die Firmendaten gerade nicht abrufen, tragen Sie den Kunden von Hand ein.
- Kunden, Ansprechpartner und Standorte können Sie auch aus Excel oder CSV einlesen, unter Verwaltung > Import.