Étape par étape
-
Attribuer des rôles
Servaro a des rôles fixes : Propriétaire, Administrateur, Planificateur, Administration, Magasin, Technicien, Sous-traitant et Relecteur. Vous les attribuez sous Paramètres > Utilisateurs, en modifiant un utilisateur. Les rôles se cumulent, et avec plusieurs agences vous pouvez limiter un rôle à une agence.
-
Créer un rôle personnalisé
Sous Paramètres > Rôles, vous créez un rôle vide ou une copie d’un rôle existant, et cochez par module ce que le rôle peut faire. Vous ne pouvez accorder que des droits que vous avez vous-même. Pour un utilisateur, vous faites une exception pour un droit, éventuellement avec une date de fin.
-
Agences et numérotation
Sous Paramètres > Agences, vous gérez les bureaux ou régions ; l’adresse du siège figure sur vos documents. Sous Numérotation, vous choisissez par type, comme les interventions et les factures, un préfixe tel que WO-{YYYY}- et le nombre de chiffres. Une séquence se poursuit sans trou.
-
Charte graphique et documents
Sous Charte graphique, vous définissez logo, couleurs, coordonnées et conditions générales. Sous Mise en page des documents, vous choisissez par type de document l’en-tête, la couleur d’accent, la police, les marges et le pied de page. L’aperçu montre le résultat avant publication.
-
Des e-mails depuis votre propre domaine
Sous Paramètres > Expéditeur des e-mails, vous ajoutez votre domaine. Servaro affiche les enregistrements DNS à créer chez votre fournisseur de domaine. Dès que SPF et DKIM sont validés, les e-mails partent de votre propre adresse.
-
Notifications et sécurité
Sous Paramètres > Notifications, vous choisissez la valeur par défaut par type de notification : dans l’application, par e-mail ou les deux. Chacun peut s’en écarter. L’authentification à deux facteurs est obligatoire pour tous ; avec l’authentification unique (SAML), les collègues se connectent via le fournisseur d’identité de votre organisation.
Bon à savoir
- Il y a toujours au moins un Propriétaire. Seul un Propriétaire gère l’abonnement et les propriétaires.
- Chaque modification des rôles et des droits figure dans le journal d’audit, sous Administration > Journal d’audit.
- Paramètres > Horaires contient les horaires de l’entreprise, les jours fériés et les jours de fermeture. Les horaires par salarié se règlent sous Horaires des salariés.
- Un propriétaire ou un administrateur active ou désactive les fonctions d’IA pour toute l’entreprise. Lorsqu’elles sont désactivées, aucune donnée ne part vers un fournisseur d’IA.