Schritt für Schritt
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Rollen vergeben
Servaro hat feste Rollen: Inhaber, Administrator, Disponent, Verwaltung, Lager, Monteur, Nachunternehmer und Prüfer. Sie vergeben sie unter Einstellungen > Benutzer beim Bearbeiten eines Benutzers. Rollen addieren sich, und bei mehreren Niederlassungen können Sie eine Rolle auf eine Niederlassung beschränken.
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Eine eigene Rolle erstellen
Unter Einstellungen > Rollen erstellen Sie eine leere Rolle oder eine Kopie einer bestehenden und haken je Modul an, was die Rolle darf. Sie können nur Berechtigungen vergeben, die Sie selbst haben. Für einen Benutzer machen Sie eine Ausnahme für eine Berechtigung, wahlweise mit Enddatum.
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Niederlassungen und Nummerierung
Unter Einstellungen > Niederlassungen verwalten Sie die Büros oder Regionen; die Adresse des Hauptsitzes steht auf Ihren Dokumenten. Unter Nummerierung wählen Sie je Art, etwa Aufträge und Rechnungen, ein Präfix wie WO-{YYYY}- und die Anzahl Ziffern. Ein Nummernkreis läuft lückenlos weiter.
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Corporate Design und Dokumente
Unter Corporate Design legen Sie Logo, Farben, Kontaktdaten und Geschäftsbedingungen fest. Unter Dokumentlayout wählen Sie je Dokumentart Kopfzeile, Akzentfarbe, Schrift, Ränder und Fußzeile. Die Vorschau zeigt das Ergebnis vor dem Veröffentlichen.
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E-Mail von der eigenen Domain
Unter Einstellungen > E-Mail-Absender fügen Sie Ihre Domain hinzu. Servaro zeigt die DNS-Einträge, die Sie bei Ihrem Domainanbieter setzen. Sobald SPF und DKIM stimmen, kommen E-Mails von Ihrer eigenen Adresse.
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Benachrichtigungen und Sicherheit
Unter Einstellungen > Benachrichtigungen wählen Sie je Benachrichtigungsart den Standard: in der App, per E-Mail oder beides. Jeder kann davon abweichen. Zwei-Faktor-Authentifizierung ist für alle Pflicht; mit Single Sign-on (SAML) melden sich Kollegen über den Identitätsanbieter Ihrer Organisation an.
Gut zu wissen
- Es gibt immer mindestens einen Inhaber. Nur ein Inhaber verwaltet das Abonnement und die Inhaber.
- Jede Änderung an Rollen und Berechtigungen steht im Audit-Log, unter Verwaltung > Audit-Log.
- Einstellungen > Arbeitszeiten enthält die Arbeitszeiten des Betriebs, die Feiertage und die freien Tage. Arbeitszeiten je Mitarbeiter legen Sie unter Arbeitszeiten der Mitarbeiter fest.
- Ein Inhaber oder Administrator schaltet die KI-Funktionen für den ganzen Betrieb ein oder aus. Sind sie aus, gehen keine Daten an einen KI-Anbieter.