Schritt für Schritt
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Ein Angebot erstellen
Wählen Sie unter Vertrieb und Finanzen > Angebote ein neues Angebot, mit Kunde, Ansprechpartner und Standort. Wählen Sie wahlweise eine Vorlage: Die Artikelpositionen erhalten dann den aktuellen Preis für diesen Kunden.
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Die Positionen ausfüllen
Fügen Sie Artikel, Arbeitszeit, freie Positionen, Textzeilen und Zwischensummen hinzu, mit Menge, Preis, Rabatt und Steuersatz. Mit Varianten bieten Sie zwei oder drei Ausführungen an. Eine optionale Position zählt nicht zur Summe; der Kunde wählt sie selbst an.
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Das Angebot senden
Beim Senden entsteht das PDF in Ihrem Corporate Design, in der Sprache des Ansprechpartners. Die E-Mail enthält einen Button zum Online-Angebot. Senden können Sie, sobald Registernummer, USt-IdNr. und Adresse des Hauptsitzes eingetragen sind.
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Den Kunden unterschreiben lassen
Im Online-Angebot wählt der Kunde eine Variante und Optionen, trägt seinen Namen ein und unterschreibt mit einem Code, den er per E-Mail erhält. Das Angebot ist dann angenommen, mit dem unterschriebenen PDF als Anhang. Ablehnen ist ebenfalls möglich, mit Begründung. Die Karte Angesehen zeigt, wann und wie lange der Kunde das Angebot geöffnet hat.
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Erinnern oder verlängern
Reagiert der Kunde nicht, erhält er von selbst eine Erinnerung. Unter Einstellungen > Angebote wählen Sie, nach wie vielen Tagen und wie oft. Ist die Gültigkeit abgelaufen, gibt Verlängern dem Angebot ein neues Datum, ohne neue Version.
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Das Angebot umwandeln
Ein angenommenes Angebot wandeln Sie in einen Auftrag, eine Rechnung oder ein Projekt um. Nur die gewählte Variante und die gewählten Optionen werden übernommen.
Gut zu wissen
- Ein versendetes Angebot ändern Sie mit einer neuen Version. Der Kunde sieht immer die neueste.
- Bei einem Angebot erstellt Als Vorlage speichern eine Vorlage mit Titel, Einleitung und Positionen dieses Angebots.
- Über der Angebotsliste stehen die Zahlen für einen Zeitraum Ihrer Wahl: versendet, unterschrieben, abgelehnt, die Erfolgsquote und die durchschnittliche Zeit bis zur Unterschrift.
- Mit Wahl erfassen halten Sie die Wahl des Kunden fest, etwa nach einem Telefonat. Eine Begründung ist Pflicht.
- Im Kundenportal sieht der Kunde seine Angebote. Annehmen oder ablehnen tut er mit dem Link in der E-Mail.