Schritt für Schritt
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Einen Ansprechpartner einladen
Öffnen Sie den Kunden und gehen Sie zum Reiter Portal. Wählen Sie einen Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse und laden Sie ihn ein. Er erhält eine E-Mail, wählt ein Passwort und richtet die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer App auf seinem Telefon ein. Die Einladung ist eine Woche gültig.
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Festlegen, was er sieht
Je Ansprechpartner wählen Sie alle Standorte des Kunden oder nur ausgewählte Standorte und ob Rechnungen sichtbar sind. Einkaufspreise, interne Notizen und Monteurdaten stehen nie im Portal.
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Dokumente teilen
Stellen Sie ein Dokument an einem Standort, einer Anlage oder einem Auftrag auf sichtbar im Portal. Freigegebene Serviceberichte, Berichte und Zertifikate erscheinen von selbst, immer in der neuesten freigegebenen Version.
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Was der Kunde sieht
Den nächsten Einsatz, die Wartung je Anlage mit letztem und nächstem Datum, seine Aufträge mit dem Servicebericht als PDF, seine Angebote und, wenn Sie es aktivieren, seine Rechnungen mit den offenen Posten. Scannt er angemeldet das QR-Etikett an einer Anlage, öffnet sich diese Anlage im Portal.
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Den Kunden Kontrollen durchführen lassen
Unter Kontakte > Kundenaufgaben legen Sie Kontrollen an, die der Kunde selbst durchführt, etwa das monatliche Spülen einer Zapfstelle. Er hakt sie im Portal ab. Wählt er Nicht OK, erhalten Sie eine Benachrichtigung.
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Zugang entziehen
Mit Zugang entziehen kann sich der Ansprechpartner sofort nicht mehr anmelden, auch nicht in einer bereits offenen Sitzung. Einladen, Rechte ändern, Entziehen und jede Anmeldung stehen im Audit-Log.
Gut zu wissen
- Mit einer eigenen Domain wie portal.ihrbetrieb.de sehen Ihre Kunden das Portal und die Online-Angebote und -Rechnungen unter Ihrer eigenen Adresse. Das richten Sie unter Einstellungen > Corporate Design ein.
- Der Kunde sieht ein Angebot im Portal. Annehmen oder ablehnen tut er mit dem Link in der E-Mail.
- Den Reiter Portal sehen Sie mit der Berechtigung, das Kundenportal einzusehen. Einladen und Entziehen erfordert die Berechtigung, es zu verwalten.