Schritt für Schritt
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Abzurechnen prüfen
Unter Vertrieb und Finanzen > Abzurechnen finden Sie je Auftrag die Positionen aus dem Servicebericht, mit dem Preis aus der Preisliste des Kunden und dem Stundensatz aus Sätze. Abweichungen sind orange, etwa eine fehlende Unterschrift oder ein Artikel ohne Preis. Ändern Sie Preis oder Rabatt, schreiben Sie ab oder geben Sie frei.
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Die Rechnung erstellen
Wählen Sie bei einem Auftrag Rechnung erstellen oder eine neue Rechnung aus freigegebener Arbeit. Je Kunde legen Sie fest, ob Arbeit je Auftrag, je Standort oder je Monat auf eine Rechnung kommt. Eine Rechnung können Sie auch aus einem unterschriebenen Angebot oder einzeln erstellen.
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Festschreiben
Eine Rechnung beginnt als Entwurf, ohne Nummer. Beim Festschreiben prüft Servaro Ihre Firmendaten, die Rechnung erhält lückenlos die nächste Nummer und kann sich nicht mehr ändern. Korrekturen erfolgen mit einer Gutschrift.
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Die Rechnung senden
Das PDF geht per E-Mail an die Rechnungsadresse des Kunden oder den Ansprechpartner für Rechnungen, in seiner Sprache, mit der UBL-Datei als zweitem Anhang. Hat der Kunde eine Peppol-ID und ist Peppol aktiv, geht die Rechnung als E-Rechnung direkt in seine Buchhaltung.
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Bezahlt werden
Mit dem Zahlungslink bezahlt der Kunde online über Mollie, und die Zahlung wird von selbst verbucht. Andere Zahlungen erfassen Sie selbst oder lesen unter Kontoauszüge eine MT940- oder CAMT.053-Datei Ihrer Bank ein: Servaro ordnet nach Rechnungsnummer und Betrag zu.
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Offene Posten verfolgen
Ist eine Rechnung nach dem Fälligkeitsdatum noch offen, sendet Servaro Mahnung 1, Mahnung 2 und die letzte Mahnung an den Tagen, die Sie festlegen. Unter Forderungen sehen Sie je Kunde, was offen ist und seit wann. Nach der letzten Mahnung können Sie eine Rechnung an ein Inkassounternehmen übergeben.
Gut zu wissen
- Reverse-Charge und innergemeinschaftliche Lieferungen richten sich nach dem Kunden. Alle Positionen stehen dann auf 0 %, mit dem gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis auf der Rechnung.
- Die Umsatzsteuererklärung und die Prüfdatei (XAF) finden Sie unter Vertrieb und Finanzen, erstellt aus Ihren festgeschriebenen Rechnungen und gebuchten Eingangsrechnungen.
- Monteure kassieren nach dem Servicebericht vor Ort ab, mit dem Mollie-Zahlungs-QR-Code oder mit SumUp.
- Rechnen Sie in Exact Online ab, geht freigegebene Arbeit als Exportpaket an Exact statt als Rechnung in Servaro.