Offertes maken, versturen en laten tekenen

In stappen

1. Maak een offerte

   Kies onder Verkoop en financieel > Offertes een nieuwe offerte, met de klant, de contactpersoon en de locatie. Kies eventueel een sjabloon: de artikelregels krijgen dan de actuele prijs voor die klant.

2. Vul de regels in

   Voeg artikelen, arbeid, vrije regels, tekstregels en subtotalen toe, met aantal, prijs, korting en btw. Met Varianten toevoegen bied je twee of drie uitvoeringen aan. Een optionele regel telt niet mee in het totaal; de klant vinkt hem zelf aan.

3. Verstuur de offerte

   Versturen maakt de PDF in je huisstijl, in de taal van de contactpersoon. In de mail staat een knop naar de online offerte. Versturen kan zodra het KvK-nummer, het btw-nummer en het adres van de hoofdvestiging zijn ingevuld.

4. Laat de klant tekenen

   Op de online offerte kiest de klant een variant en opties, vult hij zijn naam in en tekent hij met een code die hij per e-mail krijgt. De offerte staat dan op Geaccepteerd, met de getekende PDF erbij. Afwijzen kan ook, met een reden. In de kaart Bekeken zie je wanneer en hoe lang de klant de offerte opende.

5. Herinner of verleng

   Reageert de klant niet, dan krijgt hij vanzelf een herinnering. Onder Instellingen > Offertes kies je na hoeveel dagen en hoe vaak. Is de geldigheid voorbij, dan geeft Verlengen de offerte een nieuwe datum, zonder nieuwe versie.

6. Zet de offerte om

   Een geaccepteerde offerte zet je om naar een werkorder, een factuur of een project. Alleen de gekozen variant en opties gaan mee.

Goed om te weten

• Een verstuurde offerte wijzig je met een nieuwe versie. De klant ziet altijd de nieuwste.
• Op een offerte maakt Opslaan als sjabloon een sjabloon met de titel, de inleiding en de regels van die offerte.
• Boven de offertelijst staan de cijfers van een periode die je kiest: verstuurd, getekend, afgewezen, het slagingspercentage en de gemiddelde doorlooptijd.
• Met Keuze vastleggen leg je de keuze van de klant vast, bijvoorbeeld na een telefoongesprek. Een reden is verplicht.
• In het klantportaal bekijkt de klant zijn offertes. Akkoord geven of afwijzen doet hij met de link in de e-mail.

Alle handleidingen