Schritt für Schritt
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Anmelden und Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten
Sie erhalten eine Einladung per E-Mail. Wählen Sie ein Passwort und richten Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer Authenticator-App wie Microsoft Authenticator oder Google Authenticator oder mit einem Passkey ein. Das ist für alle Pflicht. Bewahren Sie die Wiederherstellungscodes sicher auf, nicht auf demselben Gerät wie Ihre App.
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Die Einrichtungsliste durchgehen
Auf dem Dashboard sieht der Inhaber die Liste Organisation einrichten: Firmendaten, Corporate Design, Benutzer, Sätze, E-Mail, Buchhaltung, Daten importieren und der erste Auftrag. Ein Schritt wird von selbst abgehakt, zum Beispiel Benutzer, sobald ein zweiter Kollege seine Einladung annimmt.
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Firmendaten und Corporate Design eintragen
Unter Einstellungen > Unternehmen tragen Sie die Handelsregisternummer (KvK), die USt-IdNr. und die Adresse des Hauptsitzes ein. Ohne diese Angaben gehen keine Angebote oder Rechnungen hinaus. Unter Corporate Design legen Sie Logo und Farben für E-Mails und Dokumente fest.
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Kollegen einladen
Wählen Sie unter Einstellungen > Benutzer die Option Einladen. Tragen Sie die E-Mail-Adresse und die Sprache der Einladung ein und wählen Sie die Rollen. Ein neuer Benutzer erhält standardmäßig die Rolle Monteur. Der Link in der Einladung funktioniert einmal.
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Ihre Daten importieren
Unter Verwaltung > Import lesen Sie Kunden, Ansprechpartner, Standorte, Anlagen, Artikel und Fehlercodes aus Excel oder CSV ein. Laden Sie zuerst die Vorlage herunter: Sie enthält die Spaltennamen in Ihrer Sprache und zwei erfundene Beispielzeilen. Servaro prüft jede Zeile und zeigt die Fehler, bevor etwas gespeichert wird. Importieren Sie zuerst Kunden, dann Standorte und Ansprechpartner und danach Anlagen.
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Ihren ersten Auftrag anlegen
Legen Sie unter Arbeit > Aufträge einen Auftrag an, planen Sie ihn auf der Plantafel ein und senden Sie den Tag an die Monteur-App. Die Anleitung Aufträge und Planung zeigt, wie es geht.
Gut zu wissen
- Sie wechseln von OutSmart oder Syntess? Der Importbildschirm zeigt je Paket, welche Dateien Sie in welcher Reihenfolge importieren, mit fertiger Spaltenzuordnung.
- Einen Import können Sie zurücknehmen, solange noch kein Auftrag, Servicebericht oder andere Arbeit mit den neuen Daten verknüpft ist.
- Strg+K durchsucht Kunden, Ansprechpartner, Standorte, Anlagen, Aufträge, Angebote, Artikel und Dateien auf einmal. Sie sehen nur, was Sie öffnen dürfen.
- Unter Support > Hilfe starten Sie die Tour für Ihre Rolle oder setzen sie fort.
- Die Testphase dauert 30 Tage, mit allen Funktionen. Der Inhaber wählt unter Einstellungen > Abonnement ein Paket und bezahlt über Mollie.