In stappen
-
Nodig een contactpersoon uit
Open de klant en ga naar het tabblad Portaal. Kies een contactpersoon met een e-mailadres en nodig hem uit. Hij krijgt een e-mail, kiest een wachtwoord en stelt tweestapsverificatie in met een app op zijn telefoon. De uitnodiging is een week geldig.
-
Kies wat hij ziet
Per contactpersoon kies je alle locaties van de klant of alleen gekozen locaties, en of de facturen zichtbaar zijn. Kostprijzen, interne notities en gegevens van monteurs staan nooit in het portaal.
-
Deel documenten
Zet een document bij een locatie, object of werkorder op Zichtbaar in portaal. Vrijgegeven werkbonnen, rapporten en certificaten staan er vanzelf, altijd in de nieuwste vrijgegeven versie.
-
Wat de klant ziet
Het volgende bezoek, het onderhoud per object met de laatste en de volgende datum, zijn werkorders met de werkbon als PDF, zijn offertes en, als je dat aanzet, zijn facturen met wat er openstaat. Scant hij ingelogd het QR-label op een object, dan opent dat object in het portaal.
-
Laat de klant zelf controleren
Onder Relaties > Klanttaken zet je controles klaar die de klant zelf doet, zoals maandelijks een tappunt spoelen. Hij vinkt ze af in het portaal. Kiest hij Niet in orde, dan krijg jij een melding.
-
Trek de toegang in
Met Toegang intrekken kan de contactpersoon meteen niet meer inloggen, ook niet in een sessie die al open is. Uitnodigen, rechten wijzigen, intrekken en elke keer inloggen staan in de auditlog.
Goed om te weten
- Met een eigen domein, zoals portaal.jouwbedrijf.nl, zien je klanten het portaal en de online offertes en facturen op je eigen adres. Dat stel je in onder Instellingen > Huisstijl > Eigen domein.
- Een offerte bekijkt de klant in het portaal. Akkoord geven of afwijzen doet hij met de link in de e-mail.
- Het tabblad Portaal zie je met het recht Klantportaal bekijken. Uitnodigen en intrekken vraagt Klantportaal beheren.